Voorbeelden van Vanreesschema's voor de plattegrond van informatieruimten

Voorbeelden van de toepassing van de theorie van informatieruimte

versie 0 Jaap van Rees, mei 2004

Voorbeeld 1: Tijdregistratie.
Laten we beginnen met een eenvoudig maar zeer illustratief voorbeeld: tijdregistratie. In veel organisaties blijkt de tijdregistratie een uiting te zijn van de cultuur van die organisatie. Ongeschreven regels bepalen hoe een medewerker zijn tijdbesteding verantwoordt. Een plattegrond van de informatieruimten kan dit weergeven, want we moeten daarin immers aangeven welke kijkvensters en welke toonvenster er zijn.
	De medewerker neemt zelf zijn eigen tijdbesteding waar (kijkvenster k1). De chef wil weten hoe een medewerker zijn tijdbesteedt. Daarvoor heeft de informatieruimte van de chef een kijkvenster. Daardoor iet de chef de resultaten van de verwerking van de gegevens, die in het toonvenster (t1) van de medewerker zijn vastgelegd. Dit schema kan de basis zijn voor de afweging die moet plaatsvinden tussen de wensen van de chef en de bereidheid van de medewerker. De chef kan bijvoorbeeld een televisiescherm wensen als kijkvenster dat permanent verbonden is met een camera, als toonvenster in de informatieruimte van de medewerker. In de Nederlandse cultuur wordt dit onder normale omstandigheden als niet acceptabel beschouwd. Onder normale omstandigheden is het uiteindelijke resultaat van de afweging dat de chef een maal per week een overzicht krijgt dat is afgeleid uit de gegevens die de medewerkers wekelijks of dagelijks op hun toonschermen hebben ingevuld.

Voorbeeld 1: Tijdregistratie.

Laten we beginnen met een eenvoudig maar zeer illustratief voorbeeld: tijdregistratie.
In veel organisaties blijkt de tijdregistratie een uiting te zijn van de cultuur van die organisatie. Ongeschreven regels bepalen hoe een medewerker zijn tijdbesteding verantwoordt. Een plattegrond van de informatieruimten kan dit weergeven, want we moeten daarin immers aangeven welke kijkvensters en welke toonvenster er zijn.

De medewerker neemt zelf zijn eigen tijdbesteding waar (kijkvenster k1). De chef wil weten hoe een medewerker zijn tijdbesteedt. Daarvoor heeft de informatieruimte van de chef een kijkvenster. Daardoor iet de chef de resultaten van de verwerking van de gegevens, die in het toonvenster (t1) van de medewerker zijn vastgelegd. Dit schema kan de basis zijn voor de afweging die moet plaatsvinden tussen de wensen van de chef en de bereidheid van de medewerker. De chef kan bijvoorbeeld een televisiescherm wensen als kijkvenster dat permanent verbonden is met een camera, als toonvenster in de informatieruimte van de medewerker. In de Nederlandse cultuur wordt dit onder normale omstandigheden als niet acceptabel beschouwd. Onder normale omstandigheden is het uiteindelijke resultaat van de afweging dat de chef een maal per week een overzicht krijgt dat is afgeleid uit de gegevens die de medewerkers wekelijks of dagelijks op hun toonschermen hebben ingevuld.

Voorbeeld 2: Drie verschillende opvattingen over de inrichting van een project.
	Opvatting 1. Een formele project organisatie die je wel tegenkomt in sterk bureaucratische organisaties. Eigenlijk niet geschikt voor een taakgerichte cultuur die nodig is om projecten uit te voeren. De rolcultuur overheerst en de formele procedures en taakverdeling domineert het gedrag en dus ook de inrichting van de informatievoorziening. Elke functie heeft een eigen informatieruimte en heeft de mogelijkheid om eigen interpretaties te geven aan de informatie die via de kijkvensters binnen komt.
	Opvatting 2. Een team dat samen werkt als projectbureau. Alle informatie deelt, dus samen in een informatieruimte. Maar afstand tot de werkgroepen, die in hun toonvensters selectief informatie verstrekken aan het projectbureau.
	Opvatting 3. De leiders van de werkgroepen zijn onderdeel van het projectteam. Alle relevante informatie wordt gedeeld. Er is geen afschreming van fundties door selectief informatie aan elkaar beschikbaar te stellen. Het project vindt informatiech gezien plaats in een gemeenschappelijke informatiekamer.

Voorbeeld 3: Een autodealer
	Overzicht van de betrokken informatiegebouwen. We zien hier drie informatieruimten. -de klant - de dealer - de importeur De informatieruimte van de klant De toonvensters: t1: Opdracht voor onderhoud of koopbevestiging De kijkvensters: k1:catalogus van de importeur k2:offerte dan de dealer / afspraak voor onderhoud / fakturen k3: bezoek aan de showroom / conditie van auto

De importeur
De toonvensters:
t1:Catalogus / stuklijst en prijzen voor de dealers / orderbevestiging / status en levertijden
t2: Catalogus voor de klanten
De kijkvensters:
k1: Orders en bestellingen van de dealer

De dealer
De toonvensters:
t1: Orders en bestellingen aan
t2: offerte / faktuur
De kijkvensters:
k1: Catalogus / stuklijst en prijzen van de importeur / orderbevestiging / status en levertijden
k2: Wensen en opdrachten van de klant
k3: Conditie (inruil / onderhoud) auto van de klant

Gedetailleerde plattegrond van de informatieruimten van de dealer

Hierbij kunnen we een aantal opmerkingen maken:
De informatievoorziening van de directie:
De technische directeur kijkt in de informatieruimte an de chef werkplaats en krijgt daardoor van de chef een beeld van de werkzaamheden in de werkplaats.
De commercieel directeur kijkt in de informatieruimten van de verkopers.
Daarnaast heeft de directiekamer kijkvensters naar de werkplaatskamer en de verkoopkamer.
Tevens heeft de directieinfortmatiekamer een kijkvenster naar de financiele en de personneelsadministraties, die hun interpretatie tonen op basis van hun kijkvensters naar de werkplaatsinformatiekamer en de verkoopinformatiekamer.

De receptie werkplaats:
Dit is een mooi voorbeeld van het feit dat de inrichting van de fysieke ruimten en de inrichting van de informatieruimten complementair zijn.Wanneer immers de receptie fysiek centraal in de werkplaats is geplaatst dan zal de receptionist veel meer rechtstreeks waarnemen. Is de receptie uit commerciele overwegingen in de showroom geplaatst, dan zal de receptionist veel meer zijn aangewezen op zijn kijkvenster naar de werkplaats (het werkordersysteem).

GA NAAR AF

Het begrip Informatieruimte

VVV (in het engels FAQ)

Informatieruimte Forum

Deze webetalage is eigendom van J.R. van Rees bv. Overname van tekst of afbeeldingen is slechts toegestaan na schriftelijke toestemming van de eigenaar.