Het begrip Informatieruimte

1. Van gebouw in een weiland naar stad vol met gebouwen

Wanneer we midden in een weiland een gebouw neerzetten creëren we niet alleen ruimte binnen het gebouw, maar het gebouw verandert ook de ruimte boven het weiland, de buitenruimte. Dat valt niet zo op omdat die buitenruimte nog steeds oneindig groot is. Zetten we echter verschillende gebouwen neer, op korte afstand van elkaar, dan ontstaat er tussen die gebouwen op dezelfde manier ruimte als binnen de gebouwen. De buitenruimte krijgt hetzelfde karakter als de binnenruimte. Volgens de gegroeide werkwijze wordt veel aandacht besteed aan het ontwerp van de binnenruimte, maar de buitenruimte ontstaat als een soort bijproduct. De engelse taal heeft twee verschillende woorden voor het nederlandse woord 'ruimte' namelijk: 'space, de onbegrensde ruime, en room, een begrensde ruimte. Conclusie: wanneer gebouwen dichtbij elkaar staan moet de buitenruimte net zo goed worden ontworpen als de binnenruimte. Of gebruikmakend van de engelse termen: er verandert iets principeel wanneer de space een room wordt. Dit valt des te meer op naarmate de bebouwing dichter en hoger is. Met informatiesystemen in organisaties is precies hetzelfde aan de hand. Wanneer we in een organisatie maar een systeem hebben, is de ruimte om het systeem in de organisatie nog steeds oneindig groot. Wanneer de dichtheid van systemen echter groter wordt ontstaat er tussen de systemen, net als bij de gebouwen, een ruimte, die bewust moet worden ontworpen. Deze ruimte noem ik de informatieruimte.
De informatieruimte is dus alle informatieverwerking, die wordt begrensd door uitvoer uit geautomatiseerde systemen en de invoer, die op basis van die uitvoer door de gebruiker wordt gemaakt. De andere kant dus van de beeldbuis en het toetsenbord, waar het geautomatiseerde systeem ophoudt begint de informatieruimte..

2. Denken vanuit de mens over de inrichting van de informatievoorziening.

Het denken en bewust vormgeven van informatievoorziening in organisaties is pas goed op gang gekomen door de mogelijkheden van de informatietechnologie. Het is dan ook niet verwonderlijk dat het begrippenkader, dat daarbij wordt gebruikt, het stempel draagt van die technologie. Inrichten van informatievoorziening betekent voor de informatietechnoloog het bouwen van geautomatiseerde systemen. Daarbij wordt in toenemende mate rekening gehouden met de gebruiker. Maar als we goed kijken staat in het hele denken en handelen het geautomatiseerde systeem nog steeds centraal. De schema's beschrijven de te bouwen geautomatiseerde systemen. (Al noemt degene die ze tekent zich tegenwoordig architect). De mens, de gebruiker, komt niet voor in die schema's. Er zijn verschillende pogingen gedaan om de mens in dit denken een plaats te geven. Dat is ook te zien aan de ontwikkeling van de definitie van het begrip informatiesysteem. Aanvankelijk was een informatiesysteem gedefinieerd als een verzameling programmatuur en bestanden. Later kwamen daar de handleidingen bij. Een poging om de mens daarin een plaats te geven leidde tot de tegenwoordig alom gebruikte definitie: een informatiesysteem bestaat uit mensen en procedures, computers en programma's en bestanden met data. Het is op zich interessant op te merken dat deze definitie niet symmetrisch is. Bij de computers wordt wel de data meegenomen, maar de beelden in de hoofden van mensen ontbreken. Verder zou deze definitie wel aanleiding kunnen zijn voor anders denken, maar in de praktijk blijkt dat niet het geval. We kiezen namelijk meestal eerst de programmatuur en de bestanden, b.v. voor een personeelsinformatiesysteem, en pas daarna kijken we welke procedures voor de gebruikers daarbij moeten worden geschreven. Gevolg hiervan is dat een persoon onderdeel is van verschillende systemen. Tegelijkertijd gebruiker van het personeelssysteem, het financieel systeem, het werkordersysteem, de tijdregistratie, enz. Met alle gevolgen van dien, want de systemen zijn niet ontworpen met de gebruiker als uitgangspunt. De systemen leiden elk hun eigen leven en de gebruiker wordt de flexibele vertaler van niet overeenkomende codestelsels. Het is daarom maar beter om afscheid te nemen van deze manier van denken en de daarbij behorende definitie. In de Engelse, eigenlijk Amerikaanse terminologie spreekt men gewoon van dataprocessing. En dat is wel zo eerlijk. In Europa zijn we, in pogingen om daarover meer genuanceerd te denken en rekening te houden met de mens, het halfslachtig informatieverwerking gaan noemen. Maar al het denken en handelen is gebaseerd op dataprocessing. Ik stel daarom voor onze terminologie aan te passen en de volgende twee begrippen te gebruiken: dataverwerking en informatievoorziening. De dataverwerking heeft betrekking op wat er in de computer gebeurt. Dataverwerking begint bij het toetsenbord en houdt op bij het beeldscherm. Daar begint de informatievoorziening, het werkgebied van mensen. Hiermee ontstaat een nieuw paradigma. We krijgen behoefte aan een daarbij passend begrippenkader, waarin we echt vanuit de mens denken en praten. Ik denk dat het echt belangrijk is om ook ons taalgebruik te veranderen. Doen we dat niet dan dreigen we steeds weer terug te vallen in het oude automatiseringsparadigma, waarin het systeem centraal staat. Van systeemcentrisch naar gebruikercentrisch denken. Of misschien beter naar menscentrisch denken, want de term gebruiker hoort zelf tot het systeemcentrisch denken. Je hebt immers een systeem nodig om van een gebruiker te kunnen spreken. In het menscentrisch denken is het systeem een ondergeschikt hulpmiddel. Menscentrisch betekent onder andere dat we niet meer zeggen dat het systeem informatie levert, maar in plaats daarvan zeggen we dat de mens kijkt naar iets of de mens toont iets. Om te kijken heb je een venster nodig: een kijkvenster. Om iets te laten zien heb je een ander venster: een toonvenster. De mens bevindt zich dan tussen kijkvensters en toonvensters. Dat is zijn Informatieruimte.

3. Beelden van de werkelijkheid.

Het functioneren van mensen, in een informatieruimte, kan het best worden beschouwd als het creëren van beelden van de werkelijkheid, beelden van de bestaande werkelijkheid en beelden van een gewenste werkelijkheid.
De beelden worden beïnvloed door via kijkvensters te kijken naar afbeeldingen, die zijn ontstaan uit de toonvensters, die andere mensen hebben gevuld. Een belangrijke bijdrage aan die beeldvorming wordt echter geleverd door eigen waarnemingen, een typisch menselijke aktiviteit. De inrichting van de fysieke ruimte en de inrichting van de informatieruimte moeten elkaar daarom aanvullen. We kunnen bijvoorbeeld de receptie van een werkplaats van een autodealer in het midden van de werkplaats bouwen. In dat geval kan de receptionist rechtstreeks zien of een auto al klaar is of niet. Is de receptie in de showroom gebouwd, dan moet hij in een werkordersysteem kijken om de klant, die opbelt, te kunnen melden dat hij zijn auto al kan komen afhalen. Om die rechtstreekse waarnemingen te kunnen beschrijven neem ik in ons nieuwe begrippenkader een speciaal soort vensters op: reële vensters, noem ik die.
De typisch menselijke activiteit in een informatieruimte bestaat dan dus uit het vormen van beelden van bestaande en gewenste werkelijkheden. Mensen vormen beelden door te kijken door reële vensters en door kijkvensters. Zij beïnvloeden vervolgens de beelden van andere mensen, in andere informatieruimten door voor hen toonvensters te vullen.

4. De wanden van de informatieruimte.

De begripsvorming over een informatieruimte kunnen we beginnen met een fysiek beeld. Stelt u zich voor dat alle in- en uitvoerschermen van alle systemen, waarmee een medewerker in een organisatie werkt, tegelijkertijd op wanden van een ruimte worden geprojecteerd. Plak daarbij op de wanden ook nog de papieren overzichten en invulformulieren en alle in- en uitgaande brieven. In deze wanden maken we ook nog een paar glazen vensters, waardoor de medewerker naar buiten kan kijken en alles ziet wat nodig is voor het uitvoeren van zijn taak. Bijvoorbeeld voor het vullen van de invoerschermen en formulieren. De ruimte tussen deze wanden is de informatieruimte van deze medewerker.
Het is nu een kleine stap om de schermen weer in een werkstation te stoppen en de papieren in een la. De informatieruimte is niet veranderd. Het is nu virtueel maar informatisch gebeurt er hetzelfde.

5. Bottum up: de (virtuele) werkplek.

We kunnen verschillende soorten informatieruimten onderkennen. De kleinste eenheid is de i-plek. Dat is de informatieruimte van een individuele medewerker. Naast de kijk-, toon- en waarnemingsvensters heeft een medewerker voor het uitvoeren van zijn taak soms ook een stuk papier nodig om aantekeningen te kunnen maken en die weer terug te lezen. Met andere woorden een informatieruimte kan ook interne datasystemen hebben die al of niet geautomatiseerd zijn.
Soms is het beter om twee of meer medewerkers samen met een taak te belasten en dus met dezelfde kijk- en toonvensters te laten werken. Die vensters behoren dan dus niet tot een i-plek. De medewerkers zitten informatisch gezien in dezelfde ruimte: een i-kamer. Elke medewerker heeft zijn eigen i-plek met eigen vensters, maar er zijn ook vensters gemeenschappelijk. U voelt wellicht nu wel aan dat hier belangrijke ontwerpbeslissingen zichtbaar worden. Ontwerpbeslissingen, die te maken hebben met de opvatting over de taakverdeling, maar ook met de beleving van de betrokken personen en uiteindelijk niet los gezien kunnen worden van de cultuur van de organisatie.
Een i-kamer kan ook weer, naast i-plekken en gemeenschappelijke kijk- en toonvensters, gemeenschappelijke datasystemen hebben, die de medewerkers in die i-kamer met elkaar delen. Ook hier weer duidelijk ontwerpbeslissingen: welke interne datasystemen gemeenschappelijk in een i-kamer en welke individueel in de i-plek? Kiest men voor het laatst dan zijn er kijk- en toonvensters nodig op de i-plek om i-kamergenoten de mogelijkheid te geven informatie aan elkaar beschikbaar te stellen.
Op deze wijze door redenerend kunnen we alle begrippen, die we gebruiken bij het inrichten van de ruimte in een fysiek gebouw, vertalen naar een analoog i-xxx begrip. Bij de verdere uitwerking van dit begrippenkader zal dat ongetwijfeld gebeuren.

6. Top down: De organisatie als informatieruimte.

Informatieruimte is dus een concept dat recursief kan worden toegepast. In een i-ruimte kunnen zich weer i-ruimten bevinden en een i-ruimte kan onderdeel zijn van een omvattende i-ruimte. Eigenlijk niet anders dan het fysieke ruimte begrip.
Net zoals een organisatie in een gebouw is gevestigd, is een organisatie in een i-gebouw gevestigd. Het i-gebouw van een organisatie heeft ook weer kijkvensters, waardoor de leden van de organisatie in externe i-ruimten kijken en reële vensters, waardoor zij de buitenwereld waarnemen. Het i-gebouw heeft ook toonvensters. Zoals het fysieke gebouw een etalage heef heeft het i-gebouw een i-etalage. (Nu begrijpt u, hoop ik, waarom is over mijn website bijvoorkeur spreek als mijn web-etalage: het zijn de toonvensters van mijn i-gebouw.) Een fysiek gebouw heeft een aanzicht. Het straalt iets uit. Als het goed is, komt dat overeen met het imago, dat de organisatie wenst uit te stralen. Hopend dat de (potentiële) relaties daarbij een positief gevoel krijgen.
Op het niveau van een organisatie vinden we het vanzelfsprekend dat een informatieruimte een aanzicht heeft. In ieder geval in de vorm van een website. Maar is het niet merkwaardig dat we die technologie niet verder binnen de organisatie toepassen? Wanneer we de mens centraal zetten zal dit ongetwijfeld veranderen. Het ligt dan voor de hand dat elke i-ruimte de mogelijkheid krijgt om zijn eigen aanzicht te bepalen. De deur waardoor je binnenkomt in de i-ruimte en het beeld dat die i-ruimte uitstraalt als uitdrukking van de normen en waarden van de persoon(lijkheid) die verantwoordelijk is voor de i-ruimte.
Het portaal van de i-ruimte leidt je naar de toonvensters van die i-ruimte. Zowel voor het i-gebouw als voor de individuele i-plek.

7. De oude werkplek.

De IT heeft veel veranderd in het kantoorlandschap. Menscentrisch denken over informatievoorziening en dataverwerking kan, denk ik, worden gestimuleerd door in gedachten, of door simulatie, terug te gaan naar de oude werkplekken in de kantoren. Daar met andere ogen naar te kijken en de vraag te stellen: Wat zijn we kwijt geraakt ? Wellicht vinden we daar dan aspecten van het functioneren van memsen in organisaties, die we met de IT-blik nooit hebben onderkend. Zoals functionele stukken natuur, die achteraf voor het biologisch evenwicht noodzakelijk blijken, door de wegenbouwers onder een laag asfalt zijn bedolven. Burnout, depressiviteit, RSI, enz....Wordt er nog gelachen in het Call Center, waar medewerkers gemiddeld twee maanden werken ?

8. Eisen voor de kwaliteit van informatieruimte.

Christopher Alexander heeft aanvankelijk de patronen geformuleerd, die bijdragen aan fysieke ruimten, die we als levend ervaren. In zijn nieuwste werk beschrijft hij de eigenschappen waaruit die patronen bestaan. Wij staan voor de uitdaging om de kwaliteit van de informatieruimte te onderzoeken en de patronen en basiseigenschappen daarvan te ontdekken. Iedereen kan daaraan vandaag beginnen. Beschrijf voor je zelf je i-ruimten (i-plek, i-kamer) en stel vragen als: Hoe voel ik mij in mijn eigen i-plek? Wat bevalt me en wat zou ik als een verbetering ervaren ? Dit is heel moeilijk, want de vis is de laatste die het water zal ontdekken en wij zijn allemaal in meer of mindere mate, door IBM en Microsoft c.s. gekookte kikkers.